Sabemos que organizar un evento no es tarea fácil, conlleva muchos preparativos, quebraderos de cabeza, una alta inversión, cambios de última hora…Sin embargo, existe la manera de reducir los posibles problemas y anticiparse a ellos si tienes en cuenta una serie de consejos para saber cómo organizar un evento exitoso para tu empresa, pero antes, te contamos los diferentes tipos de eventos de empresas que hay. Sigue leyendo.
Tipos de eventos de empresas
Los eventos en las empresas son una herramienta clave para acercar a la marca con sus trabajadores o sus clientes. La organización de estos eventos se lleva a cabo para conseguir diferentes objetivos según su público, por ello, cabe distinguir dos conceptos:
- Eventos externos: están pensados para clientes actuales o potenciales, ya sean proveedores, medios de comunicación… El fin de estos eventos es dar a conocer la empresa, fidelizar a sus clientes o comunicar la imagen de marca, entre otros.
- Eventos internos: Están dirigidos hacia un público interno a la empresa, es decir, para los propios accionistas o trabajadores de esta. Los motivos de celebración de estos eventos son el comunicar cambios de la empresa, motivar a los trabajadores, comunicar valores, etc.
Habiendo diferenciado los diferentes públicos a los que se dirigen los eventos de empresas, podemos distinguir los siguientes tipos dentro de cada uno:
Reuniones
Este tipo de eventos puede ser tanto externo, como interno, según los objetivos de la reunión y lo que se quiera comunicar. Se pueden organizar para proporcionar información o para tratar problemas que puedan surgir internamente en la empresa. Estos eventos deben avisarse antes de la fecha prevista para que se celebren, ya que los participantes tienen que tener tiempo suficiente para prepararse lo que se va a tratar y poder plantear las preguntas oportunas. Según las personas que acudan pueden dividirse en diferentes subtipos:
- Reuniones de equipo
- Reuniones directivas
- Juntas de accionistas
Iniciativas de Team- building
Son actividades internas de la empresa. Se organizan para los trabajadores de la misma. Su objetivo principal es motivar a los empleados, formarlos y fomentar los valores empresariales. Suelen ser actividades lúdicas que requieren un grado de implicación y participación.
Conferencias
Suelen ser eventos externos en los que se reúnen profesionales de un mismo sector con unos mismos intereses. El objetivo es comunicar una información concreta a los asistentes u ofrecer una ponencia de su interés.
Seminario
El seminario es una reunión organizada para los trabajadores de una empresa con el objetivo de fortalecer la cultura empresarial y facilitar la comunicación entre los empleados.
Ferias
Son eventos organizados para un público externo y sirven para exponer o mostrar los diferentes productos o servicios de una empresa. Se suelen organizar en grandes recintos y junto con empresas competentes de un mismo sector, por ello, hay que darle un impulso a la originalidad.
Ruedas de prensa
Es un evento externo muy habitual y están dirigidas a los medios de comunicación. La finalidad de las ruedas de prensa es dar a conocer los objetivos de la empresa, presentar informes, comunicar algo importante, etc.
Consejos para cómo organizar un evento exitoso para tu empresa
Comienza con antelación
Como ya hemos visto, existen diferentes tipos de eventos que requieren una preparación previa, su duración variará en función del volumen de asistentes. Lo recomendable es comenzar con los preparativos un mes antes del evento para que no nos pille por sorpresa ningún imprevisto.
Además, la preparación de un evento no solo depende de ti en muchos casos, también se debe tener en cuenta al equipo de marketing que dará publicidad a tu evento, el alquiler del sitio donde celebrarlo, etc.
Establece los objetivos de tu evento
Para marcarnos unos objetivos debemos hacernos varias preguntas ¿Por qué celebro este evento? ¿ Cuál es el propósito del evento? ¿Qué pretendo conseguir? ¿Qué acciones debo llevar a cabo para conseguirlo? De esta manera crearemos un plan para conseguir todos estos objetivos que nos hemos marcado.
Establece un presupuesto
Establecer un presupuesto es clave para que luego no vengan sorpresas. El presupuesto que estimes marcará muchas de las acciones que podrás llevar a cabo posteriormente.
Identifica a tu público objetivo
Ya hemos hablado de que, según el público objetivo al que te diriges, existen unos tipos de eventos u otros con unos fines muy distintos. Este paso es de los más importantes a la hora de organizar un evento empresarial. Para facilitar el acceso a los asistentes de tu evento, puedes adquirir tarjetas de acreditaciones para eventos que facilitará la organización y la entrada para evitar malentendidos o sobreaforo.
Escoge el venue adecuado
Sin un lugar para celebrar el evento, no hay evento, por lo que debemos planear esto con suficiente antelación para no quedarnos sin sitios disponibles. Algunos de los factores que debes tener en cuenta a la hora de elegir el venue son el tamaño, la ubicación, si dispone de parking, la accesibilidad o el coste.
Marketing
Dependiendo del tipo de evento, llegar a un gran número de personas puede ser un aspecto muy importante que hará que tu evento sea de éxito. Un buen marketing hará que esto suceda. Una de las maneras más fáciles de llegar a tu target es a través de las redes sociales. Puedes invertir en anuncios de Facebook Ads para aumentar tu alcance y captar un mayor número de asistentes para tu evento.
Establece un día para tu evento
La elección de la fecha del evento es otro de los aspectos más importantes que debes tener en cuenta, ya que si eliges un día u hora a la que tus invitados no puedan asistir, no servirá de nada toda la preparación.
Tener un plan de emergencia
Es importante contar con los imprevistos que puedan surgir a la hora de organizar el evento, por ello, es importante y recomendable tener un plan B, así, nada te pillará por sorpresa. Con esto, no queremos decir que debas tener una alternativa a todas las acciones que ibas a llevar a cabo desde un principio, sino que cuentes con algunas de las situaciones posibles más importantes.
En definitiva, para organizar un evento exitoso para tu empresa debes tener en cuenta los factores mencionados, organizar previamente algunas cosas básicas es clave para triunfar ¡Todo va a salir genial!
