El asistente de eventos es un miembro fundamental del equipo que organiza cada evento. Debe gestionar todos los aspectos de la planificación y ejecución de este, asegurarse de que toda la logística se lleva a cabo y de que los asistentes disfruten de una experiencia agradable. Es importante porque si no hay nadie controlando todos los pequeños detalles, que al principio pueden parecer nimiedades, con el tiempo pueden acumularse y causar verdaderos problemas a los asistentes al evento.
Por otro lado, para que la organización salga como esperamos, los asistentes de eventos deben estar en continua formación, de esta manera, nos aseguramos de la correcta organización y realización del evento.
En definitiva, sea cual sea el tipo de evento (corporativo, deportivo, cultural, etc.), el asistente de eventos juega un papel fundamental en la buena planificación de este.
Funciones principales de un asistente de eventos
Como ya hemos visto, los asistentes de eventos se encargan de que toda la organización establecida se cumple correctamente, pero ¿Qué funciones realizan exactamente? Te contamos algunas de ellas:
Organización de servicios e instalaciones para visitantes
Se aseguran de que los servicios y las instalaciones para los visitantes, vendedores y el público en general, funcionen de manera correcta. Garantizan la prestación de servicios de aparcamiento, restauración, alojamiento, etc.
Obtención de permisos para la organización del evento
Muchos eventos necesitan una serie de permisos legales para su celebración.
Organizar el registro de los participantes del evento
Un asistente de un evento debe encargarse de hacer un registro oficial de los participantes de la celebración. Debe encargarse también de la recepción de estos a su llegada y de la comprobación de sus acreditaciones para eventos.
Una de las mejores opciones de acreditaciones para eventos son las tarjetas ecológicas.
Realizar un seguimiento de las actividades relacionadas con el evento
Deben realizar un seguimiento de las actividades relacionadas al evento con el fin de asegurarse del cumplimiento de las normas. Deben velar por la satisfacción de los asistentes y solucionar cualquier problema que les surja.
Seleccionar a los proveedores
Deben evaluar y elegir a los proveedores que más se ajusten con el cliente.
Gestión de la instalación de estructuras para eventos
Tienen la tarea de organizar y supervisar el montaje de posibles estructuras como escenarios, iluminación, equipos de proyección, etc. Deben asegurarse de que los empleados trabajen conforme a los requisitos y normas del cliente.
Aunque la tarea de un asistente de eventos es imprescindible en cuanto a la organización de estos, no es el único factor que afecta para que un evento sea todo un éxito. Si quieres saber más, lee nuestro post cómo organizar un evento exitoso para tu empresa en que te dejamos algunos consejos básicos.
